Excelで「売上集計表」を作ってみよう(No.2/3)

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新人店長「なんだか表っぽくなってきたぞ! 次は関数か…。ところで関数ってなんだっけ?」

大丈夫!
この章で一緒に学んでいきましょう!

今回の内容

  1. DATE関数を使ってみよう
  2. 「絶対参照」と「相対参照」を理解しよう
  3. DATE関数で「曜日」を表記させよう
  4. SUM関数を使ってみよう
  5. IF関数を使ってみよう
  6. ウィンドウ枠を固定してみよう
  7. ”円”や”人”などの単位を表示させてみよう

今回の出来上がりイメージ

第2回完成図
今回は「日付」「曜日」「客数」「売上」の列を作っていくよ!

第2章『関数を使おう!』

関数は複雑な計算を簡単に算出してくれる便利な数式だよ!

関数を使えば平均点や偏差値を出したり、表の中から一番点数の高い人を探し出すことも出来るし、複雑なローンの計算も電卓で計算するより簡単に出来て、しかも「金利だけ変えたい」って時も簡単に変えることが出来るよ!

関数はいろんな種類があるけどいくつかやり方を覚えれば応用出来るようになるから、焦らずに必要な時に必要な物から1つずつ覚えていこう!

1. DATE関数

B6〜B36の日付の欄には1〜31の数字を入力するよ。1〜31の数字をそのまま入力してもいいけど、月によって自動で日数が変わった方が便利だし、かっこいいのでちょっと工夫してみよう!

日付にはDATE関数を使おう

DATE関数は『=DATE(年,月,日)』という式で、今回の場合だとB6セルに『=DATE(2020,2,1)』と入力するよ。ENTERを押して確定したら「2020/2/1」になったかな!? 今のところメリットが分からないと思うけど、後でDATE関数の良さが分かるから今は先に進めよう。

今度はB7セルに『=B6+1』と入力するよ。これはB6セルに「1」追加するという式だ。B6セルは「2020年2月1日」なので「1」追加すると、「2020年2月2日」になるよ!

date関数

セルのコピー

B7セルの右下にマウスを合わせるとカーソルが➕(太い十字)に変わるよ。変わったら、その位置でクリックしたままB36セルまでドラッグしよう。これでB7セルの内容(上のセルに「1」追加する)がB36セルまでコピーされたぞ!
copy
B15〜B34まで”もんぺ”みたいな模様になってるけど焦らなくて大丈夫!文字数が多いからこんな表示になっているだけでExcelにはきちんと認識されているよ。
エラー!?

表記を変える

「年」と「月」の表記を消して、「日にち」だけの表記にしてみよう!
B6〜B36を選択して右クリックするとウィンドウが出てくるので、”セルの書式設定”→”ユーザー定義”→”種類”のボックスに『d』と入力し”OK”を押下しよう。
ユーザー定義
日付の列が日にちだけの表記に変わったよ。
date2

DATE関数の応用

B6セルの数式『=DATE(2020,2,1)』を修正して、もっと便利な形にしてみよう!
DATE関数は『=DATE(年,月,日)』という式だけど、年月日に直接数字を入力する代わりに、セルの値を入力する方法があるんだ… 説明だとややこしいので、実際に修正してみよう!

B6セル
『=DATE(2020,2,1)』
   ⬇︎
=DATE(E2,G2,1)

E2セルは「2020」(年)、G2セルは「2」(月)なので、これを使えば同じように表記することが出来るんだ! この修正によって、3月になったらG2セルを「3」(月)に変更すれば、B6〜B36セルも自動的に反映されるようになったよ!
date3

2. 「絶対参照」と「相対参照」

B7セルをB36セルまでコピーした時は、B8〜B36までみんな上のセルに1つ追加する』というコピーがされた。ただ、場合によってはB6セルに1つ追加する』という内容をコピーしたい時も出てくる。
上のセルに1つ追加する』というのを相対参照
B6セルに1つ追加する』というのを絶対参照と呼ぶんだ!

絶対参照のやり方は数式内のセル番地に「$」を付けるだけ!
「E2」セルを絶対参照にしたい場合は「$E$2」にするよ。
「$」はキーボードで「Shiftを押しながら4」で出るけど、「E2」を選択して[F4]を押下すれば一瞬で「$E$2」になるよ!

B6セルの数式を下のように絶対参照にしてみよう!

B6セル
『=DATE(E2,G2,1)』
   ⬇︎(”E2,G2”の部分を選択して[F4]を押下!)
=DATE($E$2,$G$2,1)

date4
B6セルを絶対参照にした理由は、次の「3.曜日の作成」で分かるよ!

3. 曜日の作成

日付の列が完成したので、曜日の列を作っていこう。

B6〜B36セルを選択して、B36セルの右下にマウスを合わせるとカーソルの形が➕になるので、その位置でクリックしてC36セルまでドラッグしよう。

曜日
B6セルを絶対参照にしていないと、C6セルは『=DATE(F2,H2,1)』という風に右に1つズレてしまうんだ。絶対参照にしていたことでB6セルの内容『=DATE($E$2,$G$2,1)』がそのままコピーされたよ!

ただ、今はB列がコピーされたことによって表記が日にちになっている。表記を曜日に変えよう!

C6〜C36を選択して右クリック。”セルの書式設定”→”ユーザー定義”→”種類”のボックスの『d』を消して『aaa』と入力しOKを押下しよう。
曜日2
あら不思議! 日にちだった表記が曜日に変わったよ!
曜日3

これで日付や曜日の列はほぼ完成!

試しにE2セルやG2セルを変更して、月末の日数が変わったり、曜日が変わるか見てみよう!
date5
いい感じだね!

4. SUM関数

D6〜D36の列には日々「客数」を入力していくよ。そして右隣のE6〜E36の列はその日までの累計を表示するようにするよ。

まずは、Excelの足し算の方法を覚えよう!
D6セルとD7セルを足す場合の足し算は=D6+D7だ!
sum関数

合計にはSUM関数を使おう

少しのセルを足すには『=○+△+□』でいいんだけど、もし100個足さないといけない場合めんどくさいよね?

そんな時はSUM関数を使おう!

SUM関数=SUM(○○セル:△△セル)(『:』は〜という意味)という式だよ!
D8の数式を消してから、D6〜D15に適当な値を入力してみよう。
E15セルに=SUM(D6:D15)と入力して[Enter]! E15セルにD6〜D15の合計が算出されたかな!?
sum2

次にE15セルをE6〜E36セルにコピーするけど、今のE15セルの数式は「自分の1つ左の列の9個上から左隣のセルまでの合計」という風にExcelには認識されているんだ。このままコピーするとE15セルの1つ上のE14セルは『=SUM(D5:D14)』と1つ上にズレてしまう…
累計はいつもD6からの合計になるのでD6は絶対参照にしよう!

それとこの累計の数式はG列(売上の累計)にもコピーして使うので「$D$6」にしないように注意しよう。「$D$6」にしてしまうと、G列にもD列の累計が算出されてしまう。列は相対参照(今回は累計の左隣の列)、行は絶対参照(6行目からの累計)にしたいので、「D$6」にするよ!

E15セルの数式を=SUM(D$6:D15)に修正しよう。
D$6にするには、D6を選択して[F4]を2回押下だ!

D6
⬇︎[F4]
$D$6
⬇︎[F4]
D$6
⬇︎[F4]
$D6
⬇︎[F4]
D6

E15セルを『=SUM(D$6:D15)』に修正したら、E6セルまでドラッグしてコピーしよう。
sum3
次は、E6〜E15のどこのセルでもいいので、E36セルまでドラッグしてコピーしよう。
copy2
これで累計は自動で算出されるようになったけど、一工夫してD列に数値がある日だけ累計が表示されるように修正してみよう!

5. IF関数

IF関数は「もし○○が△△だったら□□に変更!△△でなかったら××に変更!」っていう形にしてくれるすごい関数だよ!

今回は「もしD□セルが空白だったらE□セルを空白にしてね。空白でなかったらD6〜D□の合計にしてね!」っていう形にするよ!

空白は「””」(「”」はShiftを押しながら2)で表すよ。

E6セル
『=SUM(D$6:D6)』
   ⬇︎
=IF(D6=””,””,SUM(D$6:D6))

最後に「 ) 」が2つ付くのに注意しよう。
IF関数
E6セルを修正したら、E36セルまでコピーしよう。
D列に値が入っていないところは、E列に何も表示されなくなったよ!
D16セルに値を入れたらE16セルに累計が出るか試してみよう!
copy3

6. ウィンドウ枠の固定

月の後半を入力する時に4行目5行目の表のタイトルが見えなくなってしまうので、いつでも見えるようにしてみよう!

いつでも見えるようにしておきたいのは、日付と曜日の列と5行目より上の行なので、曜日の1つ右の列(D列)、5行目の1つ下の行(6行目)の「D6」セルをクリックして、”表示”→”ウィンドウ枠の固定”→”ウィンドウ枠の固定”を選択しよう。
ウィンドウの固定
これでどれだけ下に行っても、右に行っても、日付や表のタイトルが見えている状態になったよ!

7. ”円”や”人”などの単位の表示

まずはB37セルとC37セルを”セルを結合して中央揃え”にして『累計』と入力しよう。
次にD37セルとE37セルを”セルを結合して中央揃え”にして『=SUM(D6:D36)』と入力しよう。
sum4
D37は客数の合計を表しているので値に”人”が付くようにしてみよう!
D37セルを右クリックして、”セルの書式設定”→”ユーザー定義”→”♯,♯♯0”を選択しよう。ボックス内の『♯,♯♯0』を♯,♯♯0”人”に変更しよう。『人』を『””』で囲むのを忘れないでね!
ユーザー定義2

これで合計が変わっても、いつでも『○○人』という形で表記されるようになったよ!

次にD6〜E36セルを選択して、カンマを付けよう。
カンマ
D6〜D36セルは日々入力する欄なので、分かりやすいように”アクア”で塗りつぶそう。
セルの塗りつぶし

客数の列は完成だ!

売上の列は客数の列をコピペすればすぐに完成するよ!
D6〜E37セルを選択して[CTRL+C]コピーのショートカットキー)を押下、そしてF6セルをクリックしてから[CTRL+V]貼り付けのショートカットキー)を押下しよう!
コピペ
F37セルの単位が『人』になってしまっているので単位を『千円』に変更しよう。
F37セルを右クリックして、”セルの書式設定”→”ユーザー定義”。『♯,♯♯0”人”』を♯,♯♯0”千円”に変更しよう。
ユーザー定義3
今回はこれで完了だ!
お疲れ様!よくがんばったね^^

今回の完成図

第2回完成図
次は残りの部分を作って、表を仕上げるよ!
» 続きを読む(「売上集計表」No.3/3 )

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